Obieg faktur

Przez Invoiceninja , 29 Lipiec 2026

Podstawowe informacje o obiegu faktur

Invoice Ninja PL rozróżnia:

  • fakturę roboczą, 
  • potwierdzenie sprzedaży (.pdf)
  • fakturę ustrukturyzowaną KSeF (.xml)

Zrozumienie tej różnicy jest kluczowe dla prawidłowej pracy z systemem.

Przebieg procesu

  1. Wystawienie faktury
    • Nowo utworzona faktura otrzymuje status Robocza.
    • Na tym etapie można dowolnie edytować jej dane.
  2. Podgląd i pobieranie PDF
    • Z menu faktury można wyświetlić lub pobrać dokument w formacie PDF.
    • Dokument ten jest Potwierdzeniem sprzedaży, a nie fakturą w rozumieniu przepisów KSeF.
  3. Brak skutków podatkowych
    • Faktura w statusie Robocza nie wywołuje skutków podatkowych.
    • Również wygenerowany z niej plik PDF (Potwierdzenie sprzedaży) nie stanowi faktury i nie powoduje powstania obowiązku podatkowego.
  4. Wprowadzenie faktury do obiegu gospodarczego
    • Automatyczny proces wystawienia faktury rozpoczyna się dopiero w momencie:
      • wysłania do klienta pliku PDF z Potwierdzeniem sprzedaży, lub
      • oznaczenia w systemie, że faktura została wysłana (wprowadzona do obiegu gospodarczego).
  5. Automatyczna obsługa KSeF
    • Po wprowadzeniu dokumentu do obiegu gospodarczego system automatycznie:
      • pobiera dane faktury,
      • generuje plik XML zgodny z wymaganiami KSeF,
      • przesyła fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur,
      • oczekuje na wynik przetwarzania,
      • pobiera Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
  6. Zapis dokumentów
    • Po pomyślnym przetworzeniu przez KSeF w zakładce Dokumenty danej faktury zostają zapisane:
      • plik XML faktury wysłanej do KSeF,
      • wizualizacja faktury w formacie PDF,
      • plik z kodem QR,
      • Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
  7. Udostępnianie dokumentów klientowi
    • Wszystkie dokumenty zapisane w zakładce Dokumenty można pobierać i przekazywać klientowi dowolnym kanałem komunikacji (np. pocztą elektroniczną, komunikatorem lub poprzez własny system obiegu dokumentów).

Konfiguracja KSeF

Automatyczna wysyłka faktur do KSeF wymaga wcześniejszego skonfigurowania połączenia z Krajowym Systemem e-Faktur.

Szczegółowa instrukcja konfiguracji znajduje się w rozdziale:

Konfiguracja KSeF (wstaw odnośnik do odpowiedniej części dokumentacji).

Ważne

Obecnie z poziomu Invoice Ninja PL wiadomość e-mail może zawierać wyłącznie Potwierdzenie sprzedaży. System nie wysyła automatycznie faktury ustrukturyzowanej KSeF do klienta ani jej wizualizacji PDF.

Po zakończeniu procesu w KSeF właściwe dokumenty są dostępne w zakładce Dokumenty, skąd można je pobrać i przekazać odbiorcy.